Aunque no son lo mismo, la efectividad es una consecuencia directa de la eficiencia. Entre más eficiente se es, más crecen las posibilidades de éxito, por lo que ser una persona o profesional organizado tiene mucha valía en estos días.
Los siguientes son los 20 mejores consejos para ser más organizado y eficiente en las tareas a emprender a diario. ¿Listo? Comencemos.
1. No confíes ciegamente en tu memoria
La memoria tiene mucho trabajo en recordar tareas, citas, números, frases, estudios, direcciones y un sinfín de otras cosas, como para añadirle que también sea una alarma recordatoria, algo que hace a diario pero, ¿por qué no anotar en una hoja o en el teléfono?
Depender exclusivamente de la memoria puede ser la diferencia de entre un día productivo o uno improductivo, pues esta función del cerebro no es inmune a fallas.
Para ser más organizado se tienen que anotar las tareas relevantes y para ello están los Smartphone y sus aplicaciones, dos de ella, Things 3, para IOS y Google Keep, en Android. Las agendas y cuadernos también sirven.
Lo importante es dejar una constancia escrita que asista a la memoria.
Lee nuestra guía sobre los 11 alimentos para mejorar tu memoria
2. Respalda tu vida
Documentos de propiedad de vehículos, casa y demás inmuebles, más identificaciones o testamentos, deben ser digitalizados y guardados en un disco duro, en la nube o en ambas. Esta información respaldada será muy útil y además práctica de hallar.
Guardar los originales de estos papeles en una gaveta de la casa será una apuesta arriesgada. Lo ideal será resguardarlos en una caja de seguridad o en un banco.
3. Almacena tus recuerdos
Eventos y fechas importantes pueden ser guardadas en una memoria digital, que también debe ser respaldada en una nube, pen drive, disco duro externo o memoria flash.
4. Limpia
La organización está vinculada a la limpieza. Tener papeles, libros, equipos y artículos en sus sitios previstos, dará control sobre lo que se tiene y lo que se buscará. Tiempo ganado que no será posible si se trabaja o vive entre el desorden y la suciedad.
Será más fácil limpiar la basura de un día que la de una semana.
5. Recicla y dona
Tras la limpieza de la casa u oficina quedarán expuestos algunos bienes olvidados y en desuso, algunos en buen estado. Lo mejor será vender, reciclar o donar. La primera alternativa no es una vergüenza, pues es una práctica mundialmente reconocida como ventas de garaje.
Si no se quiere vender, lo más noble será reciclar o donar el artículo. Después de todo, será un gesto amable que nació de una organización en la casa u oficina.
6. Delega tareas
Además de ser un signo de liderazgo y confianza, delegar las tareas tanto en la oficina como en la casa, es una estrategia fundamental para la organización y convivencia en armonía.
Comisionar tareas a los miembros del hogar o equipo de trabajo de acuerdo con sus capacidades, es visto como un paso inteligente y un método de organización rápido y eficaz.
7. Guarda de inmediato
Guardar las cosas en su lugar después de usarlas es un método de organización que evitará el desorden. Suele dar flojera hacerlo, pero es necesario si se quiere comenzar una vida organizada. Postergar será sinónimo de olvidar, en estos casos.
8. Facilita el manejo de tus contraseñas
Que las websites ya no permitan los códigos de acceso 1234 o ABCD es por el bien del usuario, por lo que en materia de contraseñas ser práctico pero precavido es lo ideal.
Aunque tener una sola clave de acceso para todo es un grave error de seguridad digital, acumular contraseñas para cada una de las aplicaciones o páginas de Internet, tampoco es lo más práctico, pues sería algo así como una sopa de letras para la memoria.
Lo mejor será tener dos o máximo tres claves para los distintos accesos, contraseñas vinculadas a la vida personal y fáciles de recordar. También se pueden usar programas como, LastPass, en los que se almacenan todas las contraseñas y datos importantes de manera segura.
9. Optimiza correos y boletines
Dedicar tiempo a la limpieza y optimización de los correos electrónicos es una tarea importante en la organización personal y profesional.
Además de emplear correctamente estos buzones, tenerlos libres de material no deseado o ya revisado, incrementará la eficiencia en tiempo y dinamismo. Veamos por qué:
- A menos que se emplee el buscador, tener que hallar un correo específico cuyo nombre no se recuerda, será una tarea que quitará tiempo y demandará paciencia.
- Una abrumadora cantidad de información puede hacer que se pierda de vista un mensaje importante.
Ver como a diario la bandeja de correos electrónicos se llena de mensajes que no se leerán sin hacer nada al respecto, además de ser un riesgo de potenciales virus, será un retroceso en el interés de ser más organizado.
Gestores de correo como Gmail, Hotmail y Yahoo explican detalladamente como bloquear los dominios de correos que solo abultan la bandeja.
10. Haz inventarios y listas de compras
La palabra inventario significa, según la Real Academia Española, “asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión”.
Los inventarios son orden y precisión. Si se quiere ser organizado, se tendrán que hacer inventarios en varias tareas.
Verificar la cantidad de alimentos y demás productos en el refrigerador y en los gabinetes de la cocina antes de salir al mercado, servirá para ganar tiempo y ahorrar, porque no se comprará lo que ya se tiene o no se necesita, por ejemplo.
Hacer un inventario antes de viajar servirá para no olvidar nada en los hoteles. Un inventario de lo que se tiene en la casa antes de hacer una fiesta será útil para saber qué falta después de ella.
11. Crea un centro de información familiar
Parece complicado pero no lo es.
Resaltar los eventos familiares y demás actividades prioritarias en un calendario pegado a la nevera, es una forma de planificación. Además de información, este método organizativo evitará conflictos de horarios y maximizará el uso del tiempo.
El mercado ofrece aplicaciones de calendarios sincronizados en los que cada miembro familiar puede informar sobre próximas actividades.
12. Controla las fechas de caducidad
Será importante saber las fechas de caducidad de los alimentos para antes consumirlos y evitar que se dañen. La efectividad de este simple método es subestimado, pero bien hecho, será posible ahorrar mucho dinero y mantener ordenado la despensa y nevera.
Mantener un orden cronológico de los productos comestibles y otros de carácter perecedero en función a su caducidad, será relevante para el presupuesto familiar.
13. Hacer cada cosa en su lugar
Repetir frente al espejo
- La mesa del comedor es para comer.
- La cama es para descansar.
- El escritorio es para trabajar.
- Las llaves van en un llavero.
Respetar que cada cosa esté en su lugar es clave para mantener el orden y, en el caso de las llaves, no perder tiempo buscándolas.
14. Evita las multitareas
Está demostrado que emprender varias tareas al mismo tiempo es contraproducente, porque aumenta el riesgo de que el resultado no sea el esperado.
Las personas creen ganar tiempo, pero la realidad es que dejan de ser eficientes y se exponen a que una de las actividades emprendidas termine mal, obligando a hacerla nuevamente y, en consecuencia, perder minutos u horas.
Dos ejemplos clásicos:
- Caminar y hablar por teléfono es peligroso en áreas de peatones y de circulación de vehículos.
- Manejar un vehículo y hablar por teléfono ha sido causa de centenares de accidentes.
15. ¡Mañana es ahora!
Aplazar las tareas por emprender es enemigo de la productividad, hábito difícil de superar. Dar prioridad a las cosas importantes sin engañarse uno mismo y con responsabilidad, será un camino seguro hacia la eficiencia en la organización.
Los hombres y mujeres organizados son más eficientes en sus actividades y en consecuencia, efectivos en resultados. Hacer las tareas cuando se pueden hacer es un signo de control.
16. Aprende a decir que no
Saber responder no es difícil en ocasiones, pero necesario. Las personas organizadas se negarán a emprender un proyecto, a participar en una actividad o asistir a un lugar, si la invitación entorpece lo ya planificado.
Parte de ser responsable es saber cuándo negarse. Las personas exitosas saben de esto y por ello, más otros factores, el triunfo les sonríe.
Aprender a organizarse y a invertir mejor el tiempo de trabajo será lo ideal para aceptar oportunidades e invitaciones a las que se quieran decir sí.
17. Establece rutinas y sistemas
Es necesario establecer orden y crear sistemas de carácter obligatorio, sin convertir la vida en una aburrida rutina. Este método ayudará a optimizar el tiempo y a no descuidar actividades prioritarias.
Una agenda es muy práctica para llevar un sistema. Las rutinas se establecen previa premeditación.
18. Convierte la tecnología en tu aliada
La tecnología es una herramienta que bien empleada será una aliada en el progreso personal y profesional. Usarla de este modo garantizará un potencial éxito.
La organización está vinculado a la planificación y la tecnología es ahora una necesidad en esto último, pues con ella es posible pagar los servicios de luz y agua, teléfono, Internet, televisión por cable, seguros, tarjetas de crédito y otras cuentas igual de importantes.
Tener estos egresos bajo control hará ganar tiempo y evitará dolores de cabeza. Todo gracias a los inventos tecnológicos.
No está mal desconfiar de los dispositivos electrónicos, sobre todo los referentes a información personal, pero solo hay que cumplir con ciertas normas de seguridad para estar a salvo en el universo digital.
La inclinación al empleo de la tecnología no implicará apartarse de la realidad con el uso del Smartphone, por ejemplo. Eso será perjudicial. En vez de aliada, la tecnología será opresora.
19. ¡Cuida más las zonas activas!
Hay lugares de la casa u oficina que demandan más supervisión, áreas donde el desorden cotidiano es frecuente, entre ellas, la cocina, el fregadero, la mesa del comedor, los cuartos, el patio y hasta el jardín.
Estos son espacios físicos que todos los miembros de la familia usan a diario y que tienden a dejar desordenados.
20. Administra tu dinero
Aplicaciones como Mint o Quicken pueden ser la salvación para personas con sus finanzas en caos. Registro de facturas mensuales y recordatorios de pagos, son servicios que pueden ser manejados con estas innovadoras app. Al final de cuentas, siempre será importancia saber cuánto dinero ingresa y egresa.
La organización es una de las claves del éxito. Las nuevas tecnologías favorecen para que todo sea más práctico, por lo que no usarlas será una necedad si realmente se quiere ser más organizado.
Si te gustó este artículo compártelo con tus amigos en las redes sociales para que también conozcan cómo ser más organizado.
Ver También:
- TOP 10 Enfermedades Causadas Por Estrés Y Como Evitarlas
- 8 Formas Para Aliviar El Estrés Naturalmente
- Psicosis Maníaco Depresiva O Trastorno Bipolar: Síntomas, Diagnóstico Y Tratamiento
